7 Tipps für sofort mehr Effizienz in Deinem Business

Quelle: pixabay/Alexas_Fotos

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Solche Tage kennst Du sicherlich auch: von morgens bis abends bist Du auf Achse, hast hier einen Kunden besucht, dort einen Auftrag bearbeitet, anschließend zwei Akquise-Telefonate geführt, mit einem Lieferanten gesprochen, zwischendrin immer mal wieder E-Mails beantwortet und kurz vor Feierabend noch schnell Flyer an Interessenten verschickt. Du hast den ganzen Tag gearbeitet, hattest nicht mal Zeit zum Mittagessen und trotzdem hast Du das Gefühl, nichts Richtiges geschafft zu haben. Du wolltest eigentlich noch so viele andere wichtige Dinge erledigen, aber irgendwie ist dafür nie Zeit. Und Du fragst Dich, wann und wie Du das alles schaffen sollst?

Tröste Dich! Du bist nicht allein. Sehr vielen Unternehmerinnen geht es so, dass am Ende des Tages noch viele Aufgaben unerledigt sind. Aber ab sofort machst Du es anders.

1. Du sortierst die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Dringende (an Fristen gebundene) Aufgaben (z.B. das Anmelden und Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen) sollten als erstes erledigt werden, danach die wichtigen Aufgaben. Orientiere Dich dabei an dem bekannten Pareto-Prinzip. Dieses besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden.

Also frage Dich, die Lösung welcher Aufgaben bringt mich wirklich weiter? Was führt zu mehr Umsatz, zu mehr Gewinn, zu mehr guten Kunden, zu mehr Zeit für andere Dinge usw.? Diese Aufgaben sind die wichtigsten und sollten auf jeden Fall erledigt werden.

Bei allen anderen Aufgaben prüfe, ob Du diese delegieren, outsourcen oder sogar eliminieren kannst. Beim Delegieren bzw. Outsourcen überlege Dir, was andere besser oder schneller als Du erledigen können, was nicht so wichtig ist, dass Du es selbst erledigen musst oder was Du nicht gern machst. Und diese Aufgaben gibst Du auch ab!!! und kontrollierst nur noch das Ergebnis.

2. Du fasst ähnliche Aufgaben zu Blöcken zusammen.

Zum Beispiel erledigst Du nur 2mal am Tag Deine E-Mails. Zwischendurch bleibt das E-Mail-Programm geschlossen. Es ist selten eine Mail so extrem wichtig, dass sie umgehend beantwortet werden muss.

Führe Deine Akquise-Telefonate hintereinander.

Suche Dir einen ungestörten Platz und mache Dir nur kurze Stichpunkte zum Gesprächsverlauf. Erst nach allen Telefonaten vervollständigst Du die Datenbank und versendest die gewünschten Flyer, Angebote oder sonstigen Unterlagen in einem Rutsch. So wirst Du weniger abgelenkt, bleibst im „Akquise-Modus“ und musst Dich nicht jedes Mal neu sammeln. Da schaffst Du viel mehr Telefonate in einer Stunde.

Wenn Du Dich nach jedem Telefonat erst einmal auf der Kundenwebsite umschaust, die gewünschten Unterlagen zusammensuchst, noch schnell ein Angebot erstellst und ein Begleitschreiben entwirfst, ist die Stunde auch rum und Du hast genau ein Telefonat erledigt.

Ebenso bündelst Du Deine Kunden- und Akquisebesuche.

Wenn Du ohnehin einen Kunden besuchen willst, schaue im Vorfeld, welche Interessenten noch im Umfeld liegen und vereinbare dort entweder einen Gesprächstermin oder statte dem Kunden einen Kaltbesuch ab. Die Chance ist gar nicht so gering, einen ungeplanten Termin zu bekommen, wenn Du schon mal vor der Tür stehst. Und wenn nicht, kannst Du immer noch Deinen Flyer abgeben und hast bei einem späteren Telefonat schon einen Anknüpfungspunkt. So lohnen sich die Fahrten für Dich.

Reserviere Dir Blockzeiten für Social Media.

Das ist so ähnlich wie mit den E-Mails. Wenn Du ständig die Fenster mit den sozialen Netzwerken offen hast, schaust Du öfter schnell mal nach, was gerade gepostet wurde und schwupps, ist der Vormittag schon fast vorbei. Setze Dir feste Zeiten, in denen Du in Social Media präsent bist, Deine Beiträge postest, auf Kommentare antwortest usw. Danach schließt Du die Fenster wieder.

Auch Deine administrativen Aufgaben solltest Du in einem Rutsch erledigen.

Suche Dir dazu eine ruhige Stunde ohne viel Ablenkungen aus, vielleicht direkt nach dem Mittag oder kurz vorm Feierabend. Mit automatisierten Abläufen funktioniert das besonders schnell.

3. Du vereinfachst und automatisierst Abläufe.

Erstelle Dir Checklisten und Arbeitsroutinen für immer wiederkehrende Aufgaben. So musst Du nicht jedes Mal neu überlegen, wie was zu machen ist, sondern Du arbeitest die Aufgaben anhand der Checklisten ab.

So fällt auch das Delegieren von Aufgaben und das Einarbeiten neuer Mitarbeiter oder (virtueller) Assistenten leichter.

Erstelle vorab Formulare, Begleitschreiben, Rundschreiben und ähnliche Dinge, die Du immer wieder brauchst und verknüpfe diese mit Deiner Kundendatenbank. So kannst Du (oder Deine Mitarbeiter) schnell und effizient die Administration erledigen.

4. Du machst Zeitvorgaben zum Erledigen bestimmter Arbeiten.

Denke an das Parkinsonsche Gesetz zum Bürokratiewachstum: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ (Wikipedia)

Also begrenze die zur Verfügung stehende Zeit. Du wirst erstaunt sein, wie viel man in kurzer Zeit erledigen kann, wenn man konzentriert arbeitet und sich nicht ablenken lässt. Perfektion ist in vielen Fällen gar nicht nötig. Auch hier gilt das Pareto-Prinzip.

Begrenze genauso die Zeit für nötige Meetings und Besprechungen. Auch da kann man viel reden, wenn der Tag lang ist und die wenigsten Dinge sind davon zielführend.

5. Du betreibst kein Multitasking.

Das lässt sich zwar nicht immer vermeiden, versuche jedoch, das nicht von vornherein einzuplanen. Es ist besser, Du konzentrierst dich jeweils auf eine Aufgabe und arbeitest die Aufgaben hintereinander ab und nicht nebeneinander. Das führt zu wesentlich besseren Ergebnissen und stresst Dich nicht so sehr.

6. Du planst Zeitpuffer ein.

Gerade im Alltagsgeschäft kommt immer mal was Unvorhergesehenes dazwischen, was keinen Aufschub duldet. Sei es, dass ein Lieferant plötzlich ausfällt und Du dringend Ersatz brauchst oder Du bekommst einen Auftrag, der so schnell wie möglich starten soll. Das sind Dinge, die vorgehen und Deine volle Aufmerksamkeit benötigen (siehe wichtige und dringende Aufgaben).

Deswegen verplane Deine Tage nicht völlig. Lasse Dir Zeiträume pro Tag frei. Schaue, was für Deinen Businessalltag Sinn macht und richte die Planung für Dich und Deine eventuellen Mitarbeiter danach aus.

7. Du machst Pausen.

Das wird leider oft vergessen. Doch Pausen sind wichtig, um sich zu erholen, um mal abzuschalten und den Adrenalinspiegel runter zu fahren. Sicher weißt Du, dass Dauerstress krank macht und das hilft weder Dir noch Deinem Unternehmen. Außerdem kommen nach einer Pause meist Ideen und Lösungsansätze wie von selbst, da das Gehirn Zeit hatte, Informationen zu verarbeiten.

 

Mit diesen 7 Tipps bringst Du wieder Struktur in Deinen Arbeitsalltag und arbeitest effizienter. So hast Du am Ende eines Arbeitstages wichtige Dinge geschafft und die dringenden Aufgaben erledigt.

Welche Tipps kannst Du noch empfehlen? Ich freue mich auf Deinen Kommentar.

 

 

 


foto3Ich bin Unternehmensberaterin und Wegbegleiterin für Dein Business. Getreu dem Motto: “Business darf Spaß machen” finde ich mit Dir Deinen Weg zu passenden Kunden, zu mehr Umsatz und Gewinn und zur Zufriedenheit in Deinem Unternehmen. Als Gründerin und langjährige Geschäftsführerin einer Personaldienstleistungs-GmbH unterstütze ich Dich mit viel praktischem Wissen in den Bereichen Marketing, Vertrieb, Personal, Mitarbeiterführung und Unternehmeraufgaben. Als Beraterin für Solo-Selbständige und Inhaberinnen kleiner Unternehmen begleite ich Dich dabei, Deine Ziele zu erreichen und Dein Business zu optimieren.

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